12 Tips Meeting Yang Efektif dan Efisien

Meeting yang efektif dan efisien

Meeting Yang Efektif dan Efisien Memberikan Nilai Tambah Bukan Hanya Menghabiskan Waktu Saja

Melaksanakan meeting yang efektif dan efisien adalah sebuah keharusan. Karena fungsi dari meeting yang kami pahami adalah salah satu sarana koordinasi antar berbagai pihak demi kelancaran tugas dan pekerjaan. Tujuannya adalah untuk membuat sebuah kesepahaman untuk memecahkan masalah yang ada dan atau membuat sebuah kesepakatan/ konsensus.

Yang paling penting sebelum mengundang meeting adalah apakah kita membutuhkan meeting ini atau tidak? Karena kalau kita terlalu banyak meeting kapan eksekusinya. Maka dia tidak akan efektif dan efisien lagi. Kalau kita merasa bahwa memang membutuhkannya maka persiapkanlah meeting ini dengan baik. Karena ini akan memakan waktu Anda dan kolega Anda. Kalau meeting berjalan efektif dan efisien maka kita telah melakukan sebuah pemborosan; bukan sesuatu yang memberikan nilai tambah (added value).

Meeting yang efektif dan efisien jika tujuan dari meetingnya tercapai dan menggunakan waktu sesedikit mungkin. Jadi kalau sebuah meeting dikatakan tidak efektif dan efisien kalau tujuannya tidak tercapai dan memakan waktu banyak. Misalnya sudah berkali-kali meeting tetapi masalah yang ada belum terpecahkan atau masalah yang sama timbul kembali. Contoh yang yang paling ekstrim adalah ketika peserta keluar dari ruangan tidak tahu apa yang dibahas dan yang menjadi keputusan dalam meeting atau tidak menghasilkan keputusan apa-apa setalah berjam-jam pembahasan.

Tips Meeting Yang Efektif dan Efisien

Meeting yang efektif dan efisien bukanlah perkara mudah. Beberapa dari kita mungkin mengalami kesulitan untuk melaksanakannya. Di bawah ini adalah beberapa tips yang harus diperhatikan agar pelaksanaan meeting berjalan efektif dan efisien.

1. Sebelum meeting, pengundang meeting/ pemilik agenda wajib mengirimkan agenda yang akan dibahas.

2. Sebelum meeting data-data pendukung, usulan solusi sudah disiapkan. Jadi ketika meeting yang ada adalah tukar fikiran, adu gagasan untuk mencari yang terbaik. Bukan baru mengolah data di meeting tersebut. Jika dirasa perlu data-data ini dibagikan ke seluruh peserta beberapa hari sebelumnya (pada prakteknya kebanyakan sehari sebelumnya). Jadi para peserta mempunyai waktu untuk menelaah dan membantu pelaksanaan meeting di hari-H berjalan dengan sesuai harapan.

3. Hindari sesedikit mungkin gangguan selama meeting berlangsung. Untuk ini ada yang memberlakukan larangan memakai gadget selama meeting berlangsung, tidak menerima dan membalas e-mail, tidak menelpon dan membuka laptop kecuali terkait dengan data yang dibutuhkan. Perlu kita ingat kalau ada sesuatu yang urgent maka orang akan menelpon kita. Jadi jangan khawatir ada sesuatu yang terlewati ketika kita sedang meeting.

4. Meeting harus dimulai tepat waktu. Meeting yang dimulai tepat waktu saja bisa molor waktu selesainya. Apalagi kalau mulainya telat. Karena meeting itu untuk mengambil sebuah keputusan banyak pihak maka meeting biasanya dimulai kalau pesertanya sudah lengkap semua atau pembahasan akan dimulai dari awal lagi setiap ada peserta yang datang terlambat. Jadi kalau ada yang telat akan merugikan semua pihak. Biasanya ada orang yang telat ke meeting karena sedang “nanggung” mengerjakan sesuatu. Anda memang menyelematkan beberapa menit untuk tuntasnya pekerjaan Anda. Tapi Anda telah membuat orang kehilangan banyak menit karena menunggu Anda.

Untuk memotivasi para peserta datang tepat waktu buat semacam permainan. Yang telat dikenakan denda 1000 rupiah per menit untuk setiap keterlambatan. Atau yang telat wajib membawa konsumsi untuk meeting berikutnya.

5. Sebaiknya waktu meeting tidak boleh terlalu lama. Ada yang mengatakan maksimal 2 jam (ini silahkan diperdebatkan. Masing-masing orang punya pendapat). Kalau waktunya terlalu lama, biasanya sudah tidak efektif lagi. Ini biasanya ditandai dengan para peserta mulai mengobrol sendiri-tidak mendengarkan yang sedang berbicara, memainkan gadget, membuka laptop dan lain sebagainya.

6.Selama meeting tunjuk satu orang sebagai pimpinan meeting. Dia bertugas untuk memimpin meeting agar berjalan sesuai dengan tujuannya. Dia berhak untuk memotong pembahasan atau menegur peserta jika isi pembicaraan di luar topik meeting.

7. Tunjuk juga satu orang sebagai notulensi yang mencatat semua keputusan meeting. Biasanya karena keasyikan meeting sampai lupa untuk menuliskannnya.

8. Selama meeting semua peserta harus mempunyai persepsi dan fikiran yang sama. Agenda dan pembahasan meeting bisa ditampilkan di depan agar semua peserta bisa melihatnya. Gunakan papan tulis atau layar infocus untuk mendukungnya.

9. Selama meeting semua peserta harus saling menghargai satu sama lain. Kita tidak mendominasi pembicaraan. Berikan kesempatan yang lain untuk berbicara. Pendapat dari banyak kepala jauh lebih baik dari satu kepala.

10. Selama pembahasan tidak boleh loncat. Baik itu jump into conclusion (buru-buru ke solusinya) sebelum penyebab masalahnya jelas (clear) atau membahas agenda yang lain sebelum agenda sebelumnya ada keputusan. Di sini pimpinan dan peserta meeting harus saling mengingatkan.

11. Semua keputusan meeting dibuatkan notulensinya dan dibagikan kepada seluruh peserta. Untuk keputusan yang diambil jangan lupa ditulis siapa yang bertanggung jawab (person in charge) dan kapan tenggatnya (deadline). Kalau meeting-nya adalah meeting rutin maka setiap pertemuan dibahas dulu hasil tindak lanjur (follow up) dari keputusan dari meeting sebelumnya baru membahas permasalahan yang baru.

Untuk notulensi yang dituliskan di atas kertas, biasanya dibubuhi tanda tangan dari seluruh peserta. Ini sebagai bukti legalitas dari keputusan meeting. Selain itu juga untuk mengantisipasi pengingkaran keputusan meeting di kemudian hari oleh oknum peserta dengan alasan tidak diikutkan dalam meeting (hanya contoh kecil).

12. Sebelum dituliskan bacakan kembali oleh pimpinan semua keputusan yang dibuat. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua peserta mempunyai persepsi yang sama atas keputusan yang telah dibuat. Kalau semua peserta setuju baru dituliskan. Setelah itu meeting selesai.

Melaksanakan tips yang di atas bukanlah hal yang mudah. Namun kalau dilaksanakan secara sungguh-sungguh dan konsisten maka kita akan menuai hasilnya. Meeting berjalan dengan efektif dan efisien. Tujuannya yang tercapai dan kita bisa mengalokasikan waktu kita ke hal-hal yang added value. Selamat melaksanakan meeting yang efektif dan efisien!

sumber gambar : pixabay

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.