Ternyata Penerapan ISO 9001:2015 Tidak Ada Manfaatnya, Kalau…

Kualitas – Waktu – Biaya. Foto oleh Dirk Wouters

Penyebab Kegagalan dan Kesuksesn Penerapan ISO 9001:2015

Sebelum saya membahas manfaat dari penerapan ISO 9001:2015 (selanjutnya disebut ISO 9001), saya mau mengajukan sebuah pertanyaan : Apakah perusahaan Anda sudah menerapkan ISO 9001? Kalau belum, saran saya fikir baik-baik terlebih dahulu sebelum menerapkannya. Karena tanpa intepretasi dan pemahaman yang sesuai mengenai persyaratan ISO 9001, hasil dari penerapannya tidak akan ada gunanya alias tidak memberikan manfaat bagi perusahaan. Masak sih enggak ada manfaatnya? Iya,  memang bisa tidak memberikan manfaat. Makanya sampai sejauh ini perusahaan tempat saya bekerja, belum mau menerapkan ISO 9001:2015.



Sebelum saya membalas lebih lanjut mengenai penerapan ISO 9001 yang tidak memberikan manfaat ini, perlu saya beri peringatan terlebih dahulu. Isi dari postingan ini berdasarkan pengalaman dan pendapat pribadi. Dimana setiap orang memiliki pengalaman dan pendapat yang berbeda-beda. Jadi apa yang berlaku di tempat saya bekerja, belum tentu berlaku buat orang lain.

Mengapa saya berani mengeluarkan “pendapat kurang populer” mengenai penerapan ISO 9001 ini? Saya akan berikan datanya. Berdasarkan sebuah survey yang diadakan oleh Engineering Quality Forum UK, menyatakan bahwa lebih dari 68% perusahaan yang telah menerapkan dan memperoleh sertifikasi ISO 9001, kurang merasakan manfaatnya. Bayangkan angka 68% bukanlah angka yang kecil. Data yang lain adalah SGS telah melakukan survey pada tahun 2001 terhadap 220 perusahaan, menyatakan bahwa hasil dari menerapkan ISO 9001 adanya improvement pada dokumen merupakan manfaat no 1 (satu) yang dirasakan, sedangkan improvement kualitas (quality) hanya menempati urutan ke 5 dan kepuasan pelanggan menempati urutan ke 6. Padahal ISO 9001 merupakan sistem manajemen mutu (quality management system) bukan sistem manajemen dokumen. Dimana tujuan akhir dari ISO 9001 adalah meningkatkan kualitas produk/ jasa dan kepuasan pelanggan. Benar kan pendapat saya, bahwa penerapan ISO 9001 bisa tidak memberikan manfaat buat perusahaan.

Ada sebuah kasus pada sebuah perusahaan yang setelah menjalankan ISO 9001 , malah produksi dan penjualannya turun total. Dari yang sebelumnya beroperasi dengan 9 burner, setelah ber-ISO dan lulus disertifikasi, malah hanya beroperasi dengan 1 burner dan tidak sanggup bersaing harga secara kompetitif dengan kompetitornya. Akhirnya mereka menyalahkan ISO sebagai biang keroknya. Kalau sudah begini yang salahnya dimana? Apakah kesalahan di ISO 9001-nya atau orang-orang yang menerapkannya?

Yang perlu kita ingat adalah ISO 9001 adalah management tool yang disarikan berdasarkan best practice di pengelolaan sistem mutu yang baik di ratusan perusahaan. Sebagai tool, tentu tergantung pemakainya apakah akan menghasilkan sesuatu yang baik atau malah jadi boomerang buat si pemakai. Kesalahan terbesar memang adalah di sisi interpretasi dan kemudian implementasi. Semua klausa2 di ISO 9001:2000 sebenarnya dibuat  umum (generic) sehingga diharapkan bisa diterapkan disegala jenis bisnis, terlepas dari produk atau jasa apa yang dibuatnya.

Penyebab Kegagalan Penerapan ISO 9001:2015

Ada dua penyebab kegagalan dalam penerapan ISO 9001 adalah sebagai berikut :

1. Tujuan awal dari penerapan ISO 9001.

Apakah tujuan penerapan ISO 9001 karena tuntutan customer, karena mau mengikuti tender, karena keinginan internal (untuk peningkatan sistem internal) atau hanya sekedar mengikuti trend? Ada perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001 hanya untuk mendapatkan sertifikat agar bisa ikut dalam sebuah tender. Sertifikat memang sudah dipegang, namun masalah-masalah terkait kualitas seperti produk banyak yang reject, keterlambatan pengiriman dan lain-lain masih terus terjadi.

2. Pemahaman dan intepretasi persyaratan ISO 9001 yang kurang sesuai

ISO 9001 hanya berisi persyaratan, tidak menjelaskan cara menerapkan persyaratan tersebut, karena masing-masing perusahaan mempunyai sistem atau strategi yang berbeda pada saat meng-intepretasi-kan persyaratan ISO 9001. Di bawah ini adalah contoh-contoh yang kurang tepat dalam mengintepretasikan persyaratan di dalam ISO 9001:
1. Ada perusahaan yang menjabarkannya dalam pengertian yang sempit, misalnya :

– Semua dokumen harus diapprove oleh Quality Management Representative (QMR). Padahal yang diminta adalah  semua dokumen harus ada pengesahannya sebelum berlaku. Dan tidak semua dokumen harus disahkan oleh QMR.
– Tidak boleh ada pembelian mendesak (urgent) karena harus ada seleksi supplier terlebih dahulu, dan lain sebagainya.

2. Atau menjabarkannya dalam bentuk yang minimum

– Tinjauan manajement (management review) hanya dilakukan pada item yang diminta oleh ISO 9001 saja
– Yang penting ada evaluasi training

3. Atau bahkan menjabarkannya menjadi sesuatu yang rumit

– Approval dokumen harus sampai tiga tingkat (dibuat, diperiksa, disetujui), membuat sistem menjadi birokrasi
– Tidak menerima keluhan (complaint) dalam bentuk lisan, semuanya harus tertulis, dan lain sebagainya
– Semua aktivitas harus ada prosedur tertulisnya. Padahal prosedur tertulis yang wajib (mandatory) hanya  6 prosedur  saja. Sisanya ? terserah justifikasi organisasi asalkan prosedur yang ada memang cukup untuk menjalankan proses bisnis dengan efektif demi tercapainya kepuasan pelanggan, perbaikan berkelanjutan dan tentunya keberlangsungan bisnis.

Karena pemahan yang tidak sesuai maka akibatnya ISO 9001 justru dirasakan sebagai hambatan, bukan sebagai alat untuk membuat perusahaan menjadi lebih efektif.Kesalahan pada mengintepretasikan persyaratan ISO 9001 akan menjadi fatal bagi perusahaan. Secara persyaratan, perusahaan telah memenuhi persyaratan ISO 9001, tapi kalau pemenuhannya dibuat ala kadarnya atau dibuat dengan sistem yang rumit maka perusahaan akan terjebak pada kondisi menyalahkan ISO 9001 sebagai penyebab sistem yang rumit, birokrasi dan lain-lain.

Kembali ke contoh perusahaan yang malah menjadi mundur dan merugi setelah menerapkan ISO 9001. Ternyata setelah diperiksa, banyak sekali pekerjaan yang berulang (redundant) dan proses-prose yang dikerjakan 2 kali karena ingin memenuhi standar ISO dalam persepsi mereka. Contohnya : prosedur kerja sampai ada 2 , satu yang ditunjukkan kalau ada audit ISO, yang satu lagi yang dipake sehari-hari. Target kinerja dibuat 2 jenis, satu disebut sasaran mutu (quality objectives) semata; yang penting ada agar sesuai dengan dengan terminologi ISO 9001. Padahal sasaran mutu yang telah ditetapkan ini dalam bentuk indikator-indikator yang jauh panggang dari api terhadap bisnis mereka. Dokumen dan rekaman (record) ini khusus ditunjukkan saat audit ISO saja. Sementara yang lain adalah yang target-target kinerja yang selama ini rutin diukur.

Begitulah, setiap kali mau ada audit surveillance, buru-buru semua dokumen yang dikategorikan dokumen ISO dipersiapkan, sementara dokumen-dokumen dan rekaman-rekaman (records) yang sebenarnya mereka pakai sehari-hari disembunyikan buat sementara. Akhirnya setiap akan audit, semua orang bergadang sampai pagi untuk persiapan. Motivasi karyawan pun menurun, produktifitas menjadi turun karena ada pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan 2 kali, pencatatan dan dokumentasi yang berlebihan, serta biaya yang juga naik karena proses yang menjadi semakin panjang dan tidak efektif. Akibatnya harga produk menjadi lebih tinggi dan fleksibilitas terhadap penerimaan order menjadi turun. Pemrosesan order sampai menjadi produk memakan waktu yang lebih lama. Akhirnya customer memilih vendor lain dan perusahaan ini kehilangan bisnisnya.

Akhirnya, saya ingin menekankan pada pembaca blog ini bahwa penting sekali memulai implementasi ISO 9001 dengan set up sistem yang benar-benar efektif. Kegagalan maupun keberhasilan implementasi ISO 9001 di kemudian hari sebenarnya sudah ditetapkan sejak setting awal sistem mutu di tempat kita. Karena itu berhati-hati benar saat setting awal sistem mutu di tempat kerja kita. Lakukan trial run secara sungguh-sungguh untuk memastikan sistem memang efektif dan akan bermanfaat buat keberlangsungan bisnis perusahaan. Jika sistem yang salah set up kemudian diimplementasikan, maka dengan berjalannya waktu akan semakin sulit mengubahnya (karena sering dianggap kebenaran mutlak yang tidak boleh diganggu gugat) dan semakin rendah dukungan pelaku-pelaku di dalamnya karena semakin lama akan semakin tumbuh resistansi dan prasangka buruk terhadap ISO 9001 ini.

Salah satu cara yang paling efektif untuk mengoptimalkan manfaat dari penerapan ISO 9001 adalah membuat link/ keterkaitan antara ISO 9001 dengan strategic bisnis plan pe. Artinya melihat ISO 9001 dari kacamata bisnis, bukan hanya dari kacamata pemenuhan persyaratan. Sebagai contoh : ISO 9001 mengharuskan perusahaan mempunyai suatu objectives. Maka objectives pada bisnis plan disetting sama dengan objectives pada ISO 9001. Kemudian Perusahaan harus seksama memahami persyaratan ISO 9001 dan filosofinya, sehingga penjabaran terhadap persyaratan bisa menjadi optimal dan perusahaan bisa merasakan manfaat dari ISO 9001 (yang seharusnya memang bisa dirasakan manfaatnya bagi perusahaan).

Buat yang sudah implementasi sistem mutu, cobalah amati bagaimana reaksi perusahaan tempat Anda bekerja saat akan ada external audit, baik itu dari badan sertifikasi ataupun client. Kalau masih buru2 sibuk dan bergadang untuk persiapan audit, kemungkinan besar sistem yang ada belum berjalanpas dengan efektif. Kalau sudah berjalan, harusnya ada engga ada audit semua berjalan dengan baik , sebagai suatu aktifitas rutin sehari-hari.

Manfaat Penerapan ISO 9001:2015

Dengan menerapkan ISO 9001 yang pemahaman dan intepretasi yang sesuai maka kita akan merasakan manfaat dari ISO 9001 : 2015. Di antaranya antara lain :
1. Jaminan Kualitas Produk dan Proses
2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
3. Meningkatkan produkstivitas Organisasi
4. Meningkatkan Hubungan Yang saling menguntungkan
5. Meningkatkan cost Efisiense

Selain itu juta memaksimalkan manfaat enerapan ISO 9001:2015 bagi perusahaan:
1. Kerjasama (teamwork) semua karyawan dan pimpimnan
2. Support dari Top Management
3. Kesamaan Tujuan penerapan iso 9001:2015
4. komitment menjalankan apa yang sudah disepakati
5. Tindakan perbaikan dan peningkatan berkelanjutan.

Penerapan ISO bisa meningkatkan kerja sama tim. Foto dari RawPixel

Akhir kata, sesuai pertanyaan saya di awal, kita harus menjawab apakah penerapan ISO 9001:2015 akan memberikan manfaat? Jawabnya adalah ya kalau kita memiliki tujuan yang baik serta mempunyai pemahaman dan intepretasi persyaratannya yang sesuai sehingga tidak salah dalam penerapan dan tercapai dari tujuannya. Terima kasih

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.