Cara Pengadaan Barang dan Jasa Agar Tidak Salah Beli

Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa yang Benar Agar Purchasing Tidak Salah Pesan

prosedur pengadaan barang dan jasa

Atasan saya pernah bercerita bahwa di tempat kerjanya sebelumnya tidak ada karyawan yang mau ditempatkan di bagian purchasing (pembelian). Hal ini disebabkan karena karyawan di bagian purchasing sering dimarahi oleh end user dari departemen lain karena salah dalam pengadaan barang dan jasa : Salah beli barang, salah sewa jasa. Belum lagi kalau harganya kemahalan.

Pada kesempatan kali ini kami akan berbagi prosedur pengadaan barang dan jasa yang benar agar staff purchasing tidak melakukan kesalahan lagi dalam pengadaan barang dan jasa.

Dalam prosedur pengadaan barang dan jasa, prinsip yang harus diingat baik – baik adalah :

  • Orang yang membeli tidak boleh menentukan spesifikasi (purchasing).
  • Orang yang menenetukan spesifikasi tidak boleh membeli (end user).

End user atau orang yang membutuh barang atau jasa adalah pihak yang menentukan spesifikasinya. Sebelum memesan ke purchasing mereka harus menentukan spesifikasinya terlebih dahulu. Hal ini dikarenakan mereka mengetahui secara tepat barang dan jasa bagaimana yang dibutuhkan.

Bagian purchasing tidak boleh menentukan spesifikasi dari barang atau jasa yang dipesan. Kalau purchasing yang menentukan mereka biasanya akan mencari barang dan jasa yang paling murah harganya. Padahal belum tentu spesifikasinya sesuai dengan yang dibutuhkan. Sebagai contoh kasus pernah ada kejadi seperti ini. Pada suatu saat QC meminta dicarikan pHmeter – alat pengukur derajat keasaman – ke purchasing. Karena tidak ada informasi yang detail mengenai spesifikasinya maka purchasing langsung membelikan pHmeter yang paling murah. Setelah mendapatkan pHmeter-nya, QC marah – marah karena tidak sesuai harapan mereka. Mereka inginnya selain bisa mengukur pH suatu bahan bisa juga mengukur konduktivitasnya. Dan ternyata termometer multifungsi seperti ini tersedia di pasaran.

End user yang menentukan spesifikasi tidak boleh membeli. Kalau end user dibolehkan membeli sendiri, resikonya adalah membeli barang yang harganya terlalu mahal. Selain itu juga dalam mencari – cari supplier, biasanya ada kecenderungan kepada salah satu supplier padahal hal ini tidak dibenarkan karena mengundang potensi kecurangan (moral hazard).

Lalu bagaimana prosedur pengadaan barang dan jasa yang benar agar purchasing tidak salah beli barang? Pengadaan barang dan jasa dilakukan setelah kegiatan seleksi supplier selesai dilakukan. Kalau sudah ada supplier yang terpilih dari kegiatan seleksi supplier maka kita memasuki tahapan – tahapan pengadaan barang dan jasa. Adapun tahapannya sebagai berikut :

1. End user menentukan spesifikasi yang jelas untuk pengadaan barang dan jasa.

Kalau sudah melakukan seleksi supplier maka kita sudah tahu spesifikasinya. Bahkan merk apa, kita sudah tahu.

2. End user mengirimkan permintaan ke bagian purchasing.

Di permintaan ini disebutkan spesifikasinya, jumlahnya dan kapan barang tersebut harusĀ  diterima (lead time pemesanan).

3. Purchasing akan menawar harga ke supplier.

Penawaran harga biasanya sudah ada dalam hasil seleksi supplier. Silahkan purchasing menawar sebaik – baiknya untuk memperoleh harga terbaik.

4. Purchasing mengeluarkan purchase order (PO). Dalam PO tercantum :

  • nomor PO,
  • tanggal dikeluarkan PO,
  • tanggal penerimaan,
  • tempat penerimaan barang,
  • harga dari barang dan jasanya
  • dan jumlah pesanannya.

5. Purchasing mengirimkan purchase order (PO) ke supplier.

PO bisa dikirim melalui fax atau via e-mail. Sebelum mengirim via e-mail, dokumen PO di-scan terlebih dahulu. Kepada supplier diingatkan untuk mengirim barang atau jasanya pada tanggal yang tercantum di PO.

6. Purchasing mengawal pengiriman barang

Beberapa hari sebelum pengiriman, purchasing mengingatkan kembali mengenai tanggal pengiriman barang oleh supplier. Hal ini untuk mencegah supplier telat mengirim barang.

Setelah mengikuti tahap – tahap prosedur pengadaan barang dan jasa di atas, barang pun diterima di penerimaan. Diharapkan setelah membaca postingan ini, maka staff purchasing tidak melakukan kesalahan dalam pengadaan barang dan jasa.

 

sumber foto : Amanda Yang