Cara Mudah Menyeleksi Supplier

Tahapan – tahapan untuk melakukan seleksi supplier bagi pemula/ karyawan baru

Bagi karyawan perusahaan besar melakukan seleksi supplier merupakan kegiatan yang biasa – biasa saja. Tapi tidak bagi karyawan UKM (usaha kecil menengah).

Pada umumnya UKM belum mempunyai prosedur tetap dan menerapkan seleksi supplier untuk menentukan para supplier. Biasanya mereka menunjuk satu pihak (saja) untuk menyuplai bahan baku dan barang – barang lain untuk kegiatan produksi mereka. Pihak ini bisa teman, kerabat atau kenalan mereka.

Seleksi supplier adalah kegiatan untuk menilai kemampuan para calon supplier (biasanya dua atau lebih calon supplier) dengan tujuan mendapatkan supplier yang mampu menyuplai bahan baku atau barang dengan kualitas yang kita tentukan/ kualitas bagus, harga yang murah, suplai yang kontinyu dan pengiriman yang tepat waktu. Jadi tidak salah juga, jika supplier kita merupakan teman, kerabat atau kenalan asalkan mampu memenuhi hal – hal tersebut.

Pada postingan kali ini, kami berbagi pengalaman bagaimana cara mudah untuk menyeleksi supplier untuk UKM atau para karyawan yang belum pernah melakukan kegiatan ini.

Tahapan – tahapan Menyeleksi Supplier

Ketika pertama kali kita mau menyeleksi suplier, ikuti tahapan – tahapan di bawah ini.

1. Tentukan Parameter Seleksi

Dalam tahapan ini, yang paling mudah adalah dengan kita mengajukan sebuah pertanyaan :”Apa saja yang kita harapkan dari pihak yang akan menyuplai barang kita?” atau “Supplier yang seperti apa yang kita inginkan?”

Dari pertanyaan ini kita bisa turunkan parameter seleksi. Kita ingin supplier yang memberikan harga murah, barang bagus, pengiriman tepat waktu, tempo pembayaran lama, kalau komplen (complaint) ditangani dengan baik,  customer service – nya bagus dan lain – lain.

Dari hasil jawaban pertanyaan tersebut kita ambil menjadi 6 parameter seleksi suplier.

  1. Harga
  2. Kualitas/ spesifikasi
  3. Pengiriman (delivery)
  4.  Tempo pembayaran
  5. Penanganan Keluhan (complaint)
  6. Customer service

Pada prakteknya di lapangan jumlah parameternya bisa lebih dari contoh di atas, tergantung dari kondisi dan kebutuhan masing – masing perusahaan.

2. Membuat Penjelasan dari Setiap Parameter Seleksi

Setelah parameter yang telah ditentukan, kita harus membuat penjelasannya sehingga ketikaparameter ini diujikan kepada para calon suplier maka sudah jelas/ tidak ada kerancuan (ambiguitas).

1. Harga

Berapa harga yang ditawarkan oleh calon supplier. Biasanya dalam rupiah/ pcs atau rupiah/unit. Jangan lupa untuk menanyakan berapa discount berjenjang. Tentu pesan 1000 pcs berbeda harganya dengan pesan 1 juta pcs.

2. Kualifikasi/ spesifikasi

Untuk kualitas/ spesifikasi sangat bergantung dari jenis bahan baku atau barang yang akan kita pesan. Misalnya untuk bahan baku texapon, berapa lama masa kadaluarsanya, nilai pH-nya, berapa nilai viscositas-nya, bagaimana penangannya (handling) dan lain – lain.

Untuk bahan packaging plastik misalnya botol plastik, spesifikasinya adalah bahan yangdipakai (PET/ PVC/ PP dan lain – lain), gramasinya, uji kebocoran, uji ketahanan dan lain – lain.

Untuk barang seperti mesin filling tube, maka spesifikasinya adalah berapa unit/ menit yang dihasilkan, penggantian spare part, daya listrik yang digunakan, pencucian, perawatannya dan lain – lain.

3. Pengiriman

Berapa lama waktunya yang dibutuhkan suplier mengirim barang sejak PO (Purchase Order) mereka terima. Ada yang 14 hari kerja, 30 hari kerja, bahkan 90 hari kerja. Semakin cepat semakin baik.

4.  Tempo pembayaran

Berapa lama pihak suplier akan menagih pembayaran atas bahan baku dan barang yang kita beli. Ada yang 30 hari kerja, 14 hari kerja, 3 hari kerja bahkan ada yang membayar dulu baru barang dikirim (advance payment). Untuk tempo pembayaran semakin lama semakin baik.

5. Penanganan Keluhan

Berapa lama sebuah keluhan atas bahan baku atau barang ditangani? Ada yang maksimal dua hari dari yang diterima bahkan ada yang tidak pernah menanggapi keluhan dari pelanggannya. Dan biasanya ini baru kita ketahui setelah kita pesan barangnya. Semakin cepat penanganannya semakin baik.

6. Customer service

Ini meliputi respon dalam menjawab setiap pertanyaan, pemberian quotation dan pemberian informasi – informasi yang kita butuhkan.

3. Menghubungi  Supplier

Setelah parameter dan penjelasannya sudah ditentukan maka kita menghubungi para calon supplier. Informasi ini bisa kita dapatkan dari yellow pages, internet atau teman – teman di luar perusahaan. Namanya seleksi maka usahakan untuk menghubungi sebanyak mungkin para calon supplier agar memperoleh supplier yang kita idam – idamkan.

4. Menyeleksi Supplier

Setelah menghubungi maka buat janji (appointment) untuk bertemu. Kemudian ajukan sejumlah pertanyaan dari parameter yang sudah kita tentukan. Catat setiap jawaban dan informasi dari para calon supplier.

5. Membuat Penilaian Akhir

Setelah kita mendapatkan informasi yang kita dapatkan maka buatlah tabel perbandingan para calon supplier berdasarkan parameter yang sudah kita tentukan. Dari sini maka kita bisa langsung membandingkan dan menilai suplier mana saja yang masuk ke dalam parameter yang sudah kita tentukan.

Untuk penilaian bisa dilakukan dengan beberapa cara. Salah satu caranya bisa menggunakan skala 1 – 5 (biasanya ganjil).

1 : kurang sekali

2 : kurang

3 : cukup

4 : baik

5 : baik sekali.

Sebagai contoh di bawah ini adalah cara membuat penilaian akhir dari seleksi supplier. Dari hasil seleksi, maka supplier A merupakan yang terbaik.

Tabel1. Hasil Seleksi

Parameter Seleksi Supplier A Supplier B Supplier C
Harga 5 5 3
Kualitas 5 3 4
Pengiriman 4 3 4
Tempo Pembayaran 3 3 3
Penanganan Keluhan 3 2 1
Customer Service 3 2 1
TOTAL 23 18 16

 

Pada prakteknya hasil seleksi bisa menghasilakn satu supplier yang terpilih atau lebih dari supplier tergantung dari pemenuhan dari paramter yang sudah ditentukan. Untuk suplier bahan baku dan bahan packaging lebih baik ada dua atau lebih supplier yang dipilih. Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi salah satu supplier tidak mampu memenuhi permintaan kita/ mengalamai masalah suplai di kemudian hari.

Kesimpulannya kegiatan seleksi supplier bisa dilakukan dengan mudah. Kita bisa melakukannya walau pun belum pernah atau prosedur mengenai seleksi supplier ini belum ada perusahaan kita bekerja. Kalau pun hasil seleksi supplier-nya belum memenuhi harapan kita, maka kita bisa memperbaiki di parameter dan penjelasannya. Parameternya bisa ditambahkan atau disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan kita. Selamat menyeleksi supplier dan mudah – mudahan mendapatkan supplier yang kita idam – idamkan.