Bagaimana Cara Merekrut Calon Karyawan Yang Efektif

Cara Merekrut Calon Karyawan

Berdasarkan data BPS di tahun 2013 dinyatakan ada 1 juta lebih (tepatnya 1 051 944) para pencari kerja terdaftar dan lowongan kerja yang tersedia baru 50% lebih (tepatnya  612 699) yang mampu menyerapnya . Sekilas kalau membaca data ini, seharusnya perusahaan tidak kesulitan mencari orang untuk memenuhi kebutuhan karyawannya. Karena jumlah orang yang mencari kerja hampir dua kali lipat dari pada jumlah pekerjaan yang tersedia. Namun faktanya sampai hari ini  perusahaan – perusahaan masih saja mengiklankan mencari karyawan untuk mengisi  posisi yang dibutuhkan di berbagai media. Dalam data BPS juga disebutkan bahwa baru 66.67% lowongan kerja itu terisi. Bisa disimpulkan sumber tenaga kerja yang melimpah belum semuanya yang memenuhi ekspetasi para pelaku industri sehingga masih ada posisi yang lowong. Namun di pada kesempatan kali ini kami tidak mau membahas mengenai kesenjangan kualitas SDM para pencari kerja ini.

Dalam mencari karyawan boleh dibilang seperti kita mencari calon istri. Di luar sana banyak sekali para wanita bertebaran namun hanya satu yang menjadi istri kita. Kita tidak akan sembarangan untuk menentukan siapa calon ibu dari anak – anak kita. Begitu juga dalam merekrut karyawan. Dalam dunia kerja kita mengenal peribahasa “A right man is a half job” – Orang yang tepat adalah separuh dari pekerjaan. Kalau kita mendapatkan karyawan yang tepat maka bisa dikatakan bahwa setengah pekerjaan sudah dikerjakan.

Untuk merekrut karyawan yang sesuai harapan secara efektif dan efisien biasanya kebanyakan perusahaan besar melakukan tahap – tahap di bawah ini :
1. Menentukan kualifikasi calon karyawan
2. Memilih media iklan lowongan ;
3. Menyeleksi administratif calon karyawan ;
4. Melakukan tes psikologi ;
5. Wawancara  ;
6. Memilih kandidat ;
7. Memberikan penawaran gaji.

1. Menetukan kualifikasi calon karyawan
Yang pertama kita lakukan untuk merekrut karyawan adalah menentukan kualifikasi calon karyawn yang dibutuhkan. Kualifikasi ini terdiri dari job prequisite dan competency requirement-nya. Job prerequisite adalah hal – hal harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan. Contoh : Sehat jasmani dan rohani; Bersedia melakukan perjalanan dinas di luar wilayah kerja; Bersedia ditempatkan di luar pulau Jawa; Memiliki kepedulian terhadap hubungan sosial; Tinggi badan dan lain – lain. Sedangkan competency requirement, merupakan kompetensi minimum yang dipersyaratkan kepada si pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan. Misalnya untuk seorang sales executive mempunyai kompetensi influencing others, presentation skills dan lain – lain.
Selain menentukan kualifikasi dari calon karyawan yang akan direkrut, ada hal yang paling penting harus ditentukan.  Apakah profile dari calon karyawan itu cocok tidak dengan values dan culture perusahaan tersebut. Maka seorang HR director perusahaan otomotif terbesar di Indonesia memberikan saran kepada para pencari kerja untuk mempelajari values dan culture dari perusahaan yang akan dilamarnya. Karena setiap perusahaan memiliki value dan culture yang berbeda – beda. Seperti halnya kita mencari calon istri tadi. Ini menjawab juga pertanyaan kalau seseorang tidak diterima di sebuah perusahaan bukan berarti tidak diterima juga di perusahaan lain. Kalau values dan culture-nya berbeda dengan yang kita anut, maka kemungkinan besar tidak diterima atau kalau pun diterima tidak akan mampu bertahan walau pun mempunyai pendidikan dan skill yang mumpuni.

Sebagai contoh PT ABC membutuhkan seorang kepala cabang (branch controller). Kualifikasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

MT – BRANCH CONTROLLER
Memastikan sistem operasion branch (cabang) telah sesuai dengan sistem operasi perusahaan. Kedalamnya tercakup pembuatan dan pembenahan sistem, pencapaian target, menjalin hubungan baik dengan toko serta menjamin kelancaran supply chain.

Kualifikasi:
1. S1 semua jurusan
2. IPK > 2.8
3. Aktif berorganisasi
4. Mampu berkomunikasi dengan baik
5. Mampu bekerja dalam tim
6. Memiliki jiwa leadership

2. Memilih media iklan lowongan
Setelah kualifikasi berhasil ditentukan maka kita memilih media untuk menginformasikan lowongan pekerjaan tersebut. Pemilihan media tergantung dengan posisi yang ditawarkan dan ketersediaan calon tenaga kerja. Untuk posisi operator produksi tentu berbeda untuk posisi Senior Manager. Untuk posisi operator produksi, yang sumbernya cukup banyak, mungkin kita hanya cukup menginfokan kepada para karyawan untuk menawarkan kepada sanak saudara, tetangga dan kenalannya. Sedangkan untuk posisi senior, kita tidak cukup hanya dengan mengandalkan membuat iklan lowongan di media cetak atau elektronika. Mungkin kita harus memakai jasa seorang head hunter untuk posisi ini. Atau ada juga, misalnya sebuah perusahaan yang menginfokan lowongan di career center atau mengadakan campus recruitment di kampus – kampus tertentu saja (baca tidak semua kampus) karena para lulusannya memenuhi persyaratan yang diminta.

3. Menyeleksi administratif calon karyawan
Setelah lowonngan pekerjaan diinformasikan, maka akan banyak para pelamar yang memasukkan surat lamaran dan curriculum vitae untuk melamar posisi yang ditawarkan. Dari sekian banyak yang masuk, maka tahap seleksi yang pertama dilakukan adalah seleksi administratif. Misalnya untuk lowongan MT – Branch Controller di atas dilakukan seleksi berdasarkan pendidikan terakhir dan nilai IPK-nya. Kita cukup melihat ijazah pendidikan terakhir dan transkrip nilai akhirnya. Kalau sesuai, kita ikutkan untuk ke tahapan seleksi yang kedua. Biasanya walau pun sudah jelas – jelas yang dibutuhkan adalah lulusan S1 dengan IPK di atas 2.8 masih saja ada pencari keja yang tidak memenuhi kualifikasi tersebut memasukkan berkas lamarannya. Mungkin mereka berfikir iseng – iseng berhadiah. Siapa tahu diterima.

4. Melakukan tes psikologi
Setelah seleksi administrasif, maka memasuki tahapan seleksi sesungguhnya. Tahapan seleksi ini berupa tes psikologi dan wawancara yang bertujuan  maka tahap berikutnya adalah prinsipnya adalah upaya untuk menggali informasi sedalam – dalamnya untuk mengetahui calon karyawan yang paling memenuhi dari requirement. Selain itu juga untuk mengetahui calon karyawan memenuhi requirement bisa dilihat dari pendidikan, pelatihan yang pernah diikuti, sertifikat yang dimiliki, benchmarking, magang, pengalaman kerja dan lain – lain.

Tahap seleksi yang pertama adalah tes psikologi.  Tes psikologi adalah suatu pengujian yang biasanya dilakukan untuk menguji mental dan dilakukan untuk menyeleksi serta menetapkan psikis khusus individu dalam rangka evaluasi diri terhadap kemampuan, bakat, minat, serta digunakan pula untuk kepentingan pengujian dalam seleksi penerimaan karyawan.

Beberapa test psikologi yang biasa diberikan adalah :
1. Tes logika aritmatika
2. Tes logika penalaran
3. Tes analog verbal
4. Kraeplien/ Pauli
5. Wartegg test
6. Draw a man test (DAM)
7. Army alpha intelegence test
8. Menggambar pohon
9. Edward personal preference schedule (EPPS)

5. Wawancara
Setelah lolos pada tes psikologi, selanjutnya adalah tahap wawancara. Biasanya wawancara itu terdiri dari dua. Wawancara dengan psikolog/ HRD dan wawancara dengan user. User di sini adalah biasanya calon atasannya langsung, bahkan di sebuah perusahaan di bilangan Jakarta Selatan untuk level MT diwawancara langsung oleh para direkturnya. Secara umum tujuan dari wawancara adalah :

1. Untuk mengetahui kepribadian calon karyawan.
2. Mencari informasi relevan yang dituntut dalam persyaratan jabatan.
3. Mendapatkan informasi tambahan yang diperlukan bagi jabatan dan perusahaan.
4. Membantu perusahaan untuk mengidentifikasi para calon karyawan yang layak untuk direkrut.

6. Memilih kandidat
Setalah melakukan tahapan tes psikologi dan wawancara maka dilakukan pemilihan kandidat. Pada pemilihan ini adalah memastikan calon karyawan mana yang paling sesuai dengan requirement yang ditentukan. Kalau calon karyawannya lebih banyak dari pada posisi yang ditawarkan penilaian apa yang menjadi penentu keputusan? Kalau kondisinya seperti ini maka pilihlah calon karyawan yang memiliki values yang sama dengan perusahaan walau pun kompetensinya kurang. Kompetensi yang kurang bisa di-upgrade dengan serangkain pelatihan dan mentoring, tetapi tidak dengan values. Tidak mudah meng-upgrade values.

Bicara mengenai values maka atasan saya pernah bercerita bagaimana tempat dia bekerja dulu – perusahaan konstruksi terkemuka di Indonesia – merekrut calon karyawan. Mereka akan merekrut hanya karyawan dari eks perusahaan PT.ABC atau fresh graduate sekalian. Karena kalau di luar dua itu biasanya tidak bisa “bercampur” dengan perusahaan  walau pun karyawan baru tersebut berasal dari perusahaan yang sejenisnya atau mempunyai kompetensi yang mumpuni. Mengapa ini bisa terjadi karena tempat dulu atasan saya bekerja memiliki values yang sama dengan PT. ABC. Sedangkan fresh graduate, karena masih baru masih bisa dibentuk agar sesuai dengan values perusahaan. Prinsip ini juga dipegang oleh Astra, dimana mereka tidak pernah merekrut calon karyawan yang berpengalaman (experience) dari perusahaan lain. Mereka selalu merekrut fresh graduate.

Kebutuhan vs requirement
Dalam dunia kerja kita mengenal peribahasa “A right man is a half job”. Orang yang tepat adalah separuh dari pekerjaannya. Ketika kita mencari calon karyawan akan menghadapi kemungkinan sebagai berikut : calon karyawan yang melamar mempunyai kualifikasi yang kurang untuk posisi yang ditawarkan. Bagaimana sikap kita kalau menghadapi kondisi seperti ini. Di satu sisi kita membutuhkan karyawan untuk posisi yang ada, namun di sisi lain para calon karyawan yang masuk kurang kemampuannya.

Ada perusahaan yang memaksakan kehendaknya. Karena sangat mendesak mereka sampai menurunkan standar guna pemenuhan posisi lowong yang ditawarkan. Dan tidak sedikit juga yang tetap setia pada requirement. Walau pun butuh 10 orang, namun kalau kualifikasi calon karyawan yang memenuhi requirement hanya 2 orang maka yang diterima hanya dua orang itu saja. Bahkan pernah ada sebuah perusahaan yang hanya menerima satu orang saja dari ribuan pelamar hanya karena yang lain tidak memenuhi persyaratan.

Bagi perusahaan yang mempunyai pandangan seperti itu biasanya punya seperti di atas dan biasanya kalau memaksakan kehendak dengan menurunkan standar pekerjaan biasanya akan menimbulkan masalah – masalah di kemudian hari. Karyawan yang tidak kinerjanya buruk, karyawan yang berperilaku tidak baik dan lain sebagainya. Menurut perusahaan Toyota, lebih baik kami membayar mahal di awal dari pada harus membayarnya di belakang.

Apakah selain tes psikologi dan wawancara ada tes yang lain? Jawabannya ada. Beberapa perusahaan mensyaratkan adanya tes kesehatan untuk calon karyawannya. Biasanya tes ini dilakukan setelah lolos wawancara.

7. Memberikan penawaran gaji
Setelah kandidat dipilih, maka dilakukan pemanggilan calon karyawan dan diberikan penawaran oleh perusahaan. Penawaran itu berupa gaji, fasilitas dan tunjangan – tunjangan. Setiap perusahaan berbeda – beda berbeda – beda penawarannya. Pada tahap ini calon karyawan bisa saja menolak kalau dirasa penawarannya tidak sesuai dengan yang diharapkan. Setelah menerima maka calon karyawan terpilih ini resmi menjadi karyawan baru di perusahaan.

Demikianlah tahapan dalam merekrut calon karyawan untuk perusahaan tempat bekerja. Bisa jadi cara merekrut karyawannya berbeda dengan yang lain. Perbedaan itu bisa disebabkan perbedaan karakteristik usaha, values, culture atau hal – hal dari setiap perusahaan. Seperti yang kami katakan mencari karyawan itu seperti mencari istri. Di luar sana banyak namun yang menjadi istri hanya satu saja.

sumber gambar : Tumisu