Cara Menyeleksi Supplier Tahap Lanjut

Jika Cara Seleksi Supplier Tidak Memberikan Hasil yang Diharapkan

Dalam proses pengadaan barang dan jasa, terkadang kita menghadapi situasi seperti ini : seleksi supplier sudah dilakukan dan sudah ditunjuk untuk menyuplai bahan baku atau barang ke perusahaan. Namun hasilnya setelah dievaluasi supplier bekerja tidak sesuai dengan harapan. Hal ini disebabkan cara kita melakukan seleksi supplier sebelumnya tidak berhasil menilai para supplier dengan akurat. Kalau kondisi seperti ini maka cara menyeleksi supplier-nya harus diperbaiki agar tujuan kita tercapai. Kita membutuhkan cara menyeleksi supplier yang lebih baik; seleksi supplier tahap lanjut agar bisa menilai supplier lebih akurat.

Seleksi supplier secara sederhana memang mudah dilakukan oleh siapa pun termasuk bagi yang belum pernah melakukan sebelumnya. Namun kelemahannya adalah hasilnya bisa kurang akurat kalau para calon supplier mempunyai kemampuan yang tidak terlalu jauh berbeda. Sehingga salah menilai supplier kemungkinan besar bisa terjadi.

Pada postingan kali ini kami akan berbagi bagaimana cara menyeleksi supplier tahap lanjut. Cara yang bisa dilakukan antara lain:

1. Menambahkan parameter seleksi supplier

Parameter seleksi supplier secara sederhana, kadang – kadang tidak cukup. Ada aspek – aspek  lain yang harus dinilai ; butuh  penambahan parameter – parameter lainnya. Penambahan parameter ini tergantung hal – hal di bawah ini :
1.1. Kebijakan perusahaan kita
Perusahaan yang sudah menerapkan OSHA/SMK3 maka akan menambahkan parameter tentang kesehatan dan keselamatan kerja serta lingkungan pada saat menyeleksi. Bagaimana pemakaian APD (Alat Pelindung Diri) yang sesuai dengan potensi dan resiko yang ada, pemeriksaan kesehatan para pekerja, pengelolaan limbah dan lain sebagainya.

Perusahaan yang termasuk multi national company biasanya sangat concern mengenai hak azasi manusia. Mereka akan memeriksa apakah ada pelanggaran yang dilakukan oleh calon supplier. Memperkerjakan anak – anak di bawah umur, ada diskriminasi pekerja berdasarakan suku, agama, ras dan antar golongan (SARA) serta yang lainnya.

1.2. Kompleksitas
Penambahan parameter seleksi bisa saja karena parameter yang ada sebelumnya masih terlalu umum (general) sehingga tidak bisa mencakup beberapa aspek penilaian. Untuk ini parameter ini dibagi menjadi beberapa parameter baru. Misalnya parameter kualitas/ spesifikasi dikembangkan menjadi seperti di bawah ini :

  • organisasi quality control
  • Pengendalian pembelian
  • Pengendalian bahan baku dan bahan kemas
  • Penerimaan di gudang
  • Pengendalian di proses produksi
  • Inspeksi dan pengujian akhir produk
  • Laboratorium analitik, perlengkapan inspeksi
  • Kemampuan telusur produk
  • Pengendalian ketidaksesuaian

1.3. Berdasarkan tahapan – tahapan di supplier

Ada juga penambahan parameter berdasarkan tahapan – tahapan dari diterimanya bahan baku dan bahan kemas sampai dengan menjadi produk jadi. Misalnya :

  • Pembelian
  • Penerimaan material
  • Pemeriksaan material datang
  • Penyimpanan di gudang
  • Produksi
  • Pemeriksaan quality control
  • Penyimpanan di gudang jadi
  • Pengiriman.

2. Melakukan pembobotan terhadap parameter seleksi

Bisa saja nilai setiap parameter seleksi tidak sama bobotnya. Ini biasanya tergantung seberapa besar pengaruh yang ditimbulkan oleh parameter tersebut. Dan sekali lagi pembobotan ini tergantung kebijakan perusahaan masing – masing. Teknisnya setiap parameter dikalikan dengan koefisien tertentu. Sebagai contoh terlampir di bawah ini :
Bagi perusahaan A, parameter terkait kualitas produk sangat besar pengaruhnya dibandingkan isu hak azasi manuasi, misalnya. Maka perusahaan A, memberikan nilai koefisien yang lebih besar dibandingkan dengan isu hak azasi manusia. Bagi perusahaan B, kemampuan suplai lebih besar pengaruhnya dibandingkan dengan kualitas produk, maka perusahaan B, memberikan koefisien yang lebih besar kepada kemampuan suplai dibandingkan dengan kualitas produk. Di bawah ini adalah contoh pembobotan parameter seleksi supplier.

Tabel 1. Parameter Seleksi Supplier Dengan Koefisien
No. Parameter Koefisien [K] Nilai [N] K x N
1. Kebijakan Umum Perusahaan 1
2. Karakteristik Perusahaan 2
3. Sistem Kualitas Perusahaan 1
4. Pengendalian Pembelian 2
5. Pengendalian Bahan Baku dan Bahan Kemas 2

Dengan melakukan hal – hal di atas maka kita telah melakukan seleksi supplier tingkat lanjut. Semoga dengan ini kita bisa mendapatkan hasil seleksi yang lebih akurat. Sehingga kita mendapatkan supplier yang kita idam – idamkan. Dengan dukungan supplier yang mumpuni kita mampu memproduksi barang yang berkualitas (harga bersaing, kualitas barang bagus, tersedia di toko).

Bisa saja apa yang kami bagi di sini berbeda dengan rekan – rekan di tempat kerjanya masing – masing. Setiap orang memiliki pengalaman yang bisa saja berbeda – beda. Kami akan sangat senang bila ada yang mau mengkoreksi atau menambahkan di kolom komentar.