Cara Membuat E-mail dan Menjawab E-mail di Tempat Kerja

Etika Ber-e-mail di Tempat Kerja

etika beremail di tempat kerja

Kelancaran dalam pekerjaan ditunjang dengan adanya komunikasi yang baik. Maksud dari seseorang bisa tersampaikan atau dapat diterima oleh penerima pesan sehingga dapat dikerjakan. Komunikasi di tempat kerja bisa menggunakan berbagai media salah satunya adalah surat elektronik (surel) atau e-mail. Walau pun terkesannya sepele masih saja ada karyawan yang belum bisa membuat e-mail dan mengirim e-mail  sebagaimana harusnya dalam bekerja.
Seperti yang pernah dialami oleh seorang atasan di sebuah perusahaan, dimana dia harus membaca dua tiga kali e-mail dari staff-nya untuk menangkap maksud dari e-mail tersebut. Hal ini jelas – jelas membuang waktu dan bisa salah tangkap.

Pada postingan kali ini kami akan berbagi mengenai etika ber-e-mail di tempat kerja meliputi membuat e-mail dan mengirim e-mail balasan.

Membuat e-mail

Untuk membuat e-mail yang harus diperhatikan adalah cara menuliskan subject e-mail dan body e-mail.
A. Cara menuliskan subject e-mail

Cara menuliskan subject e-mail itu penting. Dibaca atau tidak e-mail yang dikirim tergantung kepada subject e-mail yang dituliskan. Apalagi pihak yang menerima email adalah orang yang mendapatkan email yang cukup banyak setiap harinya. Sebagai contoh di tempat kerja saya ada e-mail permintaan persetujuan seorang staff ke superiornya tidak dibalas – balas setelah sekian lama. Setelah dikonfirmasi langsung ke orangnya, ternyata superiornya melewatkan e-mail tersebut karena subject e-mail-nya tidak mencerminkan meminta persetujuan.

Dalam menuliskan subject e-mail harus diperhatikan:
1. Buatlah subject e-mail sesuai dengan isi e-mail

Contoh yang benar: Undangan Rapat Organisasi
Contoh yang salah: Dateng ya ntar malem di rapat organisasi kita

2. Tulislah subject e-mail sespesifik mungkin

Misalnya kita mau mengirim e-mail persetujuan proyek perbaikan mesin yang ada line pengemasan.
Subject email : Mohon Approval persetujuan pengadaan mesin otomatis untuk line pengemasan.
Jangan ditulis,
subject email : Pengadaan mesin otomatis

3. Buat subject e-mail yang actionable

Kalau e-mail meminta persetujuan, tulis : Mohon approval dan seterusnya. Kalau email meminta bantuan tambahan tambahan orang, tulis : Mohon bantuan tenaga dan seterusnya. Jadi pihak yang menerima email sudah tahu melakukan apa dari hanya membaca subject e-mail-nya.
Gunakan kalimat lugas pada subject e-mail. Hindari subjek yang bertele – tele yang bisa membingungkan penerima e-mail.

 

B. Cara menuliskan body e-mail
Body e-mail ini dibagi menjadi tiga bagian. (1) Pertama kata sapaan pembuka (2) kesimpulan atau maksud kita (3) latar belakang (4) tambahan.

Misal kita mengirim email persetujuan ke atasan untuk pengadaan mesin otomatis di line pengemasan.

Subject e-mail : Mohon Approval persetujuan pengadaan mesin otomatis untuk line pengemasan

Dear Pak Haris, (ini kata sapaan pembuka)
Saya meminta aproval pengadaan mesin otomatis untuk line pengemasan (ini kesimpulan atau maksud kita)

Hal ini berdasarkan arahan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas sebesar 10% di tahun     depan. (latar belakang)

Untuk detail perhitungan dan spesifikasi mesin bisa dilihat di lampiran (tambahan)

Best regards

Anto Wibowo

 

1. Gunakan sapaan pembuka yang formal

Jangan sekali-kali kamu menggunakan sapaan “Hallo” atau “Hey Mas Bro”. Gunakanlah sapaan yang sopan dan formal.
2. Ketahui siapa yang akan menerima e-mail kita

Kalau orang yang asing atau baru kenal, harus dicari tahu bagaimana dia berbicara dan menulis. Karena setiap orang dan budaya memiliki nilai dan kebiasaan masing – masing. Kalau tidak, bisa timbul kesalahpahaman.

3. Gunakan font klasik yang formal

Contohnya Times New Roman atau Arial. Jangan gunakan yang lain.

4. Jangan pernah menulis dalam huruf kapital semua

Tidak ada yang senang dengan isi e-mail yang berisi huruf kapital semua. Kalau kita melakukannya, seolah – olah kita sedang marah atau berteriak. Orang lain mungkin menganggap kita sebagai pengguna internet yang tidak baik atau tidak tahu sopan santun. Kalau pun ingin memberikan penekanan pada sebuah kata, gunakan tanda asterik (*).

5. Jangan mengetik dengan font warna merah

Warna merah identik dengan perasaan /sifat marah, keras atau berteriak.

6. Jangan pernah meremehkan kesalahan penulisan atau “typo”

Kalau e-mail kita ada kesalahan penulisan, orang lain akan menilai kinerja kita sebagai seorang profesional yang tidak teliti. Periksa kembali ejaan bahasa sebelum e-mail dikirimkan. Bahasa yang berantakan menandakan tidak-profesionalnya kita dan dianggap meremehkan bahasa. Selain itu juga dan berakibat kepada kualitas komunikasi kita.

7. Jangan sampai salah kirim

Tulislah alamat e-mail yang dituju di akhir, setelah menulis pesan dengan benar. Karena kalau kita salah kirim, maka kita tidak bisa berbuat apa – apa.

8. Jangan menuliskan isi e-mail jauh dari subject e-mail kita

Dalam membuat isi e-mail atau body e-mail tidak berlebihan. Isi e-mail sebaiknya sesingkat mungkin tapi padat, jelas dan langung ke tujuan. Selain itu juga biasakan untuk membahas satu subject e-mail dalam satu e-mail. Ini bertujuan agar penerima email menerima pesan yang jelas.

9. Penutup

Terakhir cantumkan nama kita sebagai pengirim e-mail serta kata penutup seperti : Terima kasih atas perhatiannya, warm regards, best regards dan lain sebagainya.

Menjawab e-mail

Untuk menjawab e-mail harus diperhatikan hal – hal di bawah ini:
1. Usahakan membalas setiap e-mail yang kita terima

Biasakan membalas e-mail yang kita terima, termasuk e-mail yang bukan ditujukkan kepada kita alias salah kirim. Karena yang mengirimkannya sedang menanti balasannya. Menjawab e-mail termasuk top urgent walau pun isi e-mail-nya bukan top urgent. Walau pun jawabannya hanya “terima kasih” atau “Terima kasih telah mengirim email, saya akan menjawab. Mohon menunggu”. ini sudah menunjukkan bahwa e-mail-nya sudah diterima.

Biasakan untuk mengaktifkan out office reply kalau kita sedang tidak bisa mengakses e-mail (sedang keluar kota atau tidak di depan laptop/ komputer). Si pengirim e-mail bisa menelfon kalau tahu bahwa kita bisa kalau ada maksud yang penting.

2. Fikirkan masak – masak sebelum kita menekan “reply all”

Hal ini tidak semua orang mau menerima e-mail yang tidak ada hubungannya sama sekali dengan mereka. Mengirim e-mail hanya ke orang-orang yang memerlukan. Untuk cc pun hanya diberikan kepada mereka yang memang ada hubungannya (terkena akibat; menerima konsekuensi) dengan e-mail tersebut. Bukan hanya untuk sekedar tahu.

Bila mengirim e-mail lebih dari satu orang, sebutkan secara spesifik kepada siapa kita meminta tindakan yang dilakukan.

3. Menghapus isi e-mail sebelumnya ketika mau mem-forward atau membalas e-mail

Tidak ada orang yang senang membaca e-mail yang isinya penuh dengan nama, alamat dan isi e-mail dari pengirim sebelum – sebelumnya. Apalagi jika jumlahnya mencapai lebih 10.

4. Mengubaj subject e-mail jika diperlukan

Jika me-reply, perhatikan apakah subject email perlu diubah atau tidak. Ini untuk mempermudah penerima e-mail kita.

5. Jangan menggunakan e-mail kalau urgent

Jangan buru – buru menindaklanjuti dengan menelfon bila isi e-mail tidak terlalu urgent. Kalau urgent, e-mail bukan media yang tepat digunakan.

6. Jika tidak ada body e-mail

Jika kita hanya menuliskan pesan di subject e-mail tanpa penjelasan di body e-mail, tuliskan AP (Akhir Pesan) di akhir kalimat. Ini agar penerima e-mail tidak merasa perlu membuka e-mail.

7. Tulis kembali pertanyaannya sebelum menjawab

Ketika menjawab sebuah pertanyaan dalam e-mail, biasakan untuk menuliskan kembali pertanyaanya sebelum menjawab. Ini untuk mencegah kerancuan dari jawaban kita kalau pertanyaannya cukup banyak.

Demikianlah sharing dari tim pabrik mengenai cara membuat e-mail dan menjawab e-mail , mudah-mudahan mampu melancarkan komunikasi di tempat kerja masing – masing.

sumber gambar : Yoel