Bagaimana Mengetahui Calon Supplier Berbohong atau Tidak

Dua Hal yang Harus Dilakukan Dalam Seleksi Supplier

Tahap akhir dari seleksi supplier adalah memutuskan apakah para supplier tersebut memenuhi kualifikasi atau tidak. Apakah supplier ini berbohong atau tidak? Walau pun kita sudah bertemu dengan para supplier dan mengajukan beberapa pertanyaan, namun kita masih ragu dengan hasilnya. Apalagi dalam prakteknya perwakilan dari supplier ada yang pintar berkomunikasi (baca pintar ngomong) dan ada yang tidak. Bisa jadi fakta – fakta yang ada menjadi lebih bagus kelihatannya karena kepiawaiannya dalam berkomunikasi atau sebaliknya.

Kami mau berbagi pengalaman kalau dalam menyeleksi supplier, kita harus melakukan dua hal ini. Yaitu :

(1) mengunjungi pabrik/ workshop/ bengkelnya dan

(2) meminta nama pelanggan/ klien yang pernah ditangani.

Boleh dibilang kedua cara ini cukup efektif untuk mengetahui kemampuan sebenarnya dari supplier. Oleh karena itu kita harus meluangkan waktu untuk kegiatan ini.

Setelah mencatat semua jawaban dan penjelasan supplier, maka kita meminta izin kepada supplier untuk mengunjungi pabrik/ gudang/ workshop atau bengkel. Mengunjungi pabrik (facility) supplier untuk produsen bahan baku, bahan pengemas atau produk jadi (tool manufacturing atau origin equipment manufacturer). Mengunjungi gudang untuk distributor bahan baku. Dan mengunjungi workshop dan bengkel untuk pembuat mesin dan utility. Jangan lupa membawa kamera atau smartphone untuk mengambil gambar, tentunya dengan seizin pihak supplier.

Mengunjungi pabrik/ workshop/ bengkel

Setelah diizinkan maka berkunjunglah sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Biasanya kita akan diajak keliling untuk melihat bangunan dan fasilitas yang ada. Dalam kunjungan ajukan pertanyaan yang terkait; mengecek kesesuaian dengan apa – apa yang sudah tertulis di atas kertas (hasil jawaban dan penjelasan suplier sebelumnya di form seleksi supplier) dengan yang ada di lapangan. Biasanya hal – hal yang kelihatan indah di website supplier, brosur atau penjelasan perwakilan suplier akan terbukti kevalidannya.

Kalau kita mengunjungi ruang produksi perhatikan hal – hal di bawah ini :
1. Kapasitas produksi/ ruang kerja
Kita harus mengetahui kapasitas, agar kita memastikan supplier mampu menyuplai kebutuhan bahan baku dan barang – barang kepada kita. Tidak ada ceritanya di kemudian hari ada masalah putus pasokan di kemudian hari.

Untuk mengetahui kapasitas yang harus diperhatikan adalah luas adalah seberapa luas ruangan untuk produksi, bagaimana kondisi mesin yang ada. Apakah masih manual, semi otomatis atau sudah full otomatis. Ruangan yang kecil, namun mesin sudah full otomatis mempunyai output yang besar dibandingkan dengan pengerjaan manual. Untuk menyakinkan mintalah data output keseluruhan per hari dan data output setiap mesin yang ada serta jumlah operator yang ada.

2. Kemampuan karyawan
Kemampuan karyawan harus mendapatkan perhatian juga. Karyawan yang terlatih akan menghasilkan produk yang berkualitas, begitu juga sebaliknya. Ketika berkeliling melihat fasilitas produksi sempatkan untuk bertanya – tanya kepada karyawannya secara langsung. Tanyakan apa yang sedang mereka kerjakan. Tanyakan mana produk yang sesuai spesifikasi (release) mana yang tidak (reject). Tanyakan mengenai masalah sanitasi dan hygiene. Apakah mereka mencuci tangan dahulu atau tidak? Memakai desinfektan atau tidak? Perlu memakai masker dan sarung tangan atau tidak? Dan seterusnya dan seterusnya. Ajukan juga pertanyaan yang kurang lebih sama kepada beberapa operator yang yang lain. Dari sekumpulan jawaban dari para operator kita bisa menilai apakah karyawannya terlatih atau tidak. Selain itu biasanya jawaban karyawan itu jujur apa adanya, bisa – bisa bertolak belakang dengan penjelasan supplier sebelumnya.

Untuk supplier pembuat mesin dan utility, kita bisa meminta sertifikasi keahlian yang dibutuhkan. Misalnya untuk tukang las (welder) harus memiliki sertifikat tukang las dan masih berlaku.

3. Kebersihan dan kerapihan
Kebersihan dan kerapihan menjadi faktor yang penting. Biasanya kalau semua kondisinya bersih dan rapi maka kualitasnya bisa diandalkan. Karena dengan ruangan yang bersih dan rapi maka potensi bahaya bisa diminimalisir, kontaminasi bisa dihilangkan dan alur bekerja berjalan dengan lancar. Ada beberapa perusahaan (biasanya perusahaan Jepang dan atau yang menerapkan 5S) akan memeriksa kebersihan terlebih dahulu dibandingkan dengan kapasitas dan kemampuan yang lain.

Perhatikan lantai, dinding dan seluruh ruangan. Perhatikan juga meja kursi, mesin dan fasilitas yang ada. Apakah ada sampah berserakan, sisa produk atau debu yang menempel.  Usap setiap permukaannya dengan jari atau kertas tisu. Apakah jari kita atau tisu terlihat kotor?

Kemudian periksa jumlah dan kondisi tempat sampah. Apakah tempat sampah dalam jumlah yang cukup. Ini bisa dilihat tempat sampah tidak selalu kepenuhan oleh sampah. Operator mudah untuk menjangkaunya. Dan kodisi tempat sampah harus dalam keadaan bersih juga.

Kita juga bisa menanyakan kepada pihak pabrik yang menemani kunjungan atau operator yang ditemui berapa kali pembersihan dilakukan.

4. Kalau melihat Gudang
Kalau melihat gudang, maka kita harus memperhatikan kapasitas dan kebersihannya. Kapasitas bisa dilihat dari luas bangunan dan sistem racking-nya. Kita lihat apakah kondisi gudang selalu terisi penuh dengan barang atau tidak? Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa supplier mempunyai gudang yang memadai untuk menyuplai barang kepada kita. Jangan sampai suplainya terputus karena supplier karena kapasitas gudangnya terbatas.

5. Kalau melihat laboratorium
Kalau melihat laboratorium, coba lihat instrumen dan alat pengujian yang sesuai dengan produk. Apakah pengujian masih manual atau sudah modern. Sempatkan untuk menanyakan kepada analis yang ada di laboratorium. Bagaimana cara menguji bahan bakunya? Bagaimana cara menguji produknya? Bagaimana kalau dikatakan sesuai spesifikasi? Bagaimana kalau dikatakan tidak sesuai spesifikasi.

Meminta data klien

Cara yang kedua adalah dengan meminta data para pelanggan/ klien supplier. Siapa saja yang telah memesan bahan baku, bahan pengemas atau memproduksi produk jadi di suplier. Kalau banyak perusahaan – perusahaan besar, perusahaan multi national company yang memakainya, berarti supplier ini mempunyai kemampuan yang mumpuni. Kalau tidak, mau tidak mau kita harus mengujungi pabrik/ gudang/ workshop/ bengkelnya. Terkadang bisa saja supplier itu mempunyai kemampuan yang bagus, namun belum rejekinya menangani perusahaan – perusahaan besar.

Selain itu memastikan, informasi pelanggan/klien ini memberi informasi penting lainnya. Kita bisa mengorek – ngorek rahasia perusahaan – perusahaan tersebut dari supplier. Berapa banyak supplier menyuplai bahan baku A ke perusahaan X per bulannya (ini untuk mengetahui kapasitas kompetitor), bahan baku B ini dipakai di produk apa saja di perusahaan X? Dan seterusnya dan seterusnya. Tapi kita perlu waspada, kita bisa memperoleh rahasia perusahaan – perusahaan lain, begitu juga perusahaan – perusahaan lain bisa mendapatkan informasi tentang kita.

Untuk barang – barang seperti mesin, utility dan perlengkapan lain, kita bisa meminta melihat langsung di tempat klien/ pelanggan supplier. Biasanya supplier akan mengusahakannya untuk kita. Biasanya kita diminta berpura – pura sebagai tim dari supplier ketika mengunjungi klien/ pelanggan supplier.

Ketika mengunjungi pelanggan/ klien supplier kita memeriksa kesesuaian antara jawaban dan penjelasan supplier sebelumnya dengan fakta – fakta di lapangan.

Setelah kedua hal di atas dilakukan : mengunjungi pabrik/gudang/workshop/bengkel dan meminta data pelanggan/klien supplier maka kita tinggal melakukan validasi data dari seleksi supplier sebelumnya. Biasanya setelah melakukan kedua hal ini kita lebih mempunyai gambaran yang valid mengenai kemampuan supplier. Kita bisa segera mengetahui kualifikasi sebenarnya dari supplier, kita tahu apakah supplier ini berbohong atau tidak Sehingga tujuan kita mendapatkan supplier yang sesuai harapan bisa terwujud. Sekali selamat menyeleksi supplier!